Persondatapolitik for medarbejdere

Danske Erhvervsskoler og -Gymnasier (herefter DEG) vil indsamle og behandle personoplysninger om dig som led i din ansættelse hos os i overensstemmelse med denne persondatapolitik for medarbejdere.

DEG ansætter medarbejdere til mange forskellige stillinger i firmaet, og der indhentes derfor forskellige oplysninger afhængig af, hvilken stilling du er ansat til i huset. DEG indhenter ikke flere oplysninger, end der er behov for til administrationen af stillingen, jf. princippet om formålsbegrænsning og dataminimering. Derfor vil visse beskrivelser i denne persondatapolitik måske ikke finde anvendelse for dig.

Indsamling af personoplysninger

DEG indsamler og behandler de personoplysninger om dig, der vurderes nødvendige som led i administrationen af din ansættelse hos DEG. DEG kan behandle følgende personoplysninger om dig:

• Private kontaktoplysninger, CPR-nr., statsborgerskab, medicin, allergi eller anden sygdom (hvis oplyst).
• Detaljer om ansættelsen i DEG, som fx medarbejder-ID, ansættelsesdato, CV, professionelle kontaktoplysninger, titel, stilling, fuldtid/deltid, forfremmelser, udviklingssamtaler og uddannelse.
• Sygefraværsstatistik, fravær i forbindelse med barsel eller anden orlov.
• Økonomiske oplysninger, som fx løn og anden kompensation, skatteoplysninger, bankkonto mv.
• Oplysninger til brug for kørselsgodtgørelse og udlæg.
• Foto
• Oplysninger indsamlet i forbindelse med fysisk adgangskontrol.
• Adgangskoder og brugernavne, oplysninger om din brug af DEG’s IT-infrastruktur, herunder e-mail.

Retsgrundlaget for behandlingen af størstedelen af de personoplysninger, som DEG indsamler og behandler om dig, er ansættelseskontrakten, der er indgået mellem dig og DEG, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Hvor DEG behandler dine oplysninger for at opfylde en forpligtelse i medfør af lovgivning, eller som led i vores forfølgelse af en legitim interesse, er retsgrundlaget databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2.

DEG behandler dit CPR-nummer, når dette følger af lovgivningen, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1. Det kan fx være tilfældet i forbindelse med skatteindeholdelse som led i lønudbetaling.

Vi behandler desuden personoplysninger, der fremgår af pas, kørekort, certifikater og anden dokumentation for uddannelse og kurser, som er relevante for din stilling. Behandlingen sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Oplysninger om din familie mv.

DEG kan ligeledes behandle kontaktoplysninger om din familie, venner eller andre pårørende. Dette sker til opfyldelsen af DEG’s legitime interesse i at kunne kontakte dem, fx i tilfælde af akut opstået sygdom eller ulykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Hvis du ikke ønsker, at vi registrerer personoplysninger om dine nærmeste pårørende, er du ikke forpligtet til at give os oplysningerne. Du er selv forpligtet til at sikre opdatering af oplysninger om dine pårørende.

Straffeattest

I visse tilfælde kan DEG ligeledes bede om forevisning af en kopi af din straffeattest. Denne behandling sker på baggrund af dit udtrykkelige samtykke jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 1. led.

Helbredsoplysninger

Desuden kan vi i nogle tilfælde være nødsaget til at indsamle og behandle særlige kategorier af personoplysninger, herunder helbredsoplysninger hvis dette er nødvendigt for at iagttage DEG’s forpligtelser som arbejdsgiver, herunder hvis det udspringer af anden lovgivning (fx sygedagpengelovgivningen), eller som led i vores forfølgelse af en legitim interesse, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2.

Dine personoplysninger kan også blive behandlet, hvor dette er påkrævet i henhold til lovgivningen, eller for at rejse eller forsvare retskrav, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og f samt artikel 9, stk. 2, litra f.

Tilbagekaldelse af samtykke

Du kan til enhver tid tilbagekalde samtykker, som du har afgivet som led i din ansættelse hos DEG. Tilbagekaldelse af et samtykke vil have virkning for den fremtidige behandling af dine personoplysninger og kan samtidig have betydning for din eventuelle deltagelse i DEG aktiviteter. Hvis du ønsker at tilbagekalde et samtykke, kan du kontakte os som angivet nedenfor.

Formål

DEG kan behandle dine personoplysninger til følgende formål:

• Medarbejderadministration, administration og håndtering af kompensation (løn, goder mv.), uddannelse og andre HR relateret behandlinger som led i din ansættelse hos DEG
• Udnævnelser, forfremmelser og degraderinger
• Personlige udviklingssamtaler, vurderinger mv.
• Analyser og administration af medarbejderens færdigheder, certificeringer, licenser og kompetencer
• Registrering og vedligeholdelse af ansættelseshistorik, fravær og disciplinærsager
• Gennemførelse af medarbejdertilfredshedsundersøgelser
• Administration af medarbejderudlæg
• Administration af områder, arbejdsmiljø og sikkerhed
• IT-sikkerhed
• Levering og support af IT-systemer, brugerprofiler, undersøgelser mv.
• Håndtering af krav og tvister
• Overholdelse af lovmæssige krav og andre forpligtelser

Hvem bliver dine personoplysninger delt med?

Tredjeparter kan få adgang til dine personoplysninger på baggrund at et kontraktuelt forhold med DEG, når de leverer relevante ydelser til DEG, som fx administration af løn, udlæg og andre oplysninger om kompensation, it-hosting og vedligeholdelse. Sådanne leverandører (databehandlere) vil kun behandle personoplysninger på baggrund af en databehandleraftale og i overensstemmelse med vores instruks.

Visse personoplysninger vil blive indberettet til offentlige myndigheder, hvis lovgivningen kræver det, fx ved indberetning af skat, eller til private organisationer, fx pensions- og forsikringsselskaber, rejsebureauer, flyselskaber, leasingfirmaer og pengeinstitutter. Behandlingsgrundlaget for sådan videregivelse af dine personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og c, samt databeskyttelseslovens § 11 og § 12, stk. 1 og 2. Personoplysninger, som vi behandler som led i din ansættelse hos DEG, kan videregives til tredjeparter i henhold til lovgivningen, eller hvis du giver DEG samtykke til at videregive dine personoplysninger.

I tilfælde af at DEG har behov for juridisk bistand eller anden rådgivning, kan vi videregive dine personoplysninger til vores eksterne advokat eller revisor på baggrund af vores legitime interesse i at kunne fastlægge, forsvare eller gøre et retskrav gældende, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, d og f samt artikel 9, stk. 2, litra f.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Som hovedregel vil dine personoplysninger blive opbevaret i en periode på 5 år efter din ansættelses ophør, medmindre vi er forpligtede til at opbevare dine personoplysninger i en længere periode i henhold til lovgivningen eller med det formål at forsvare et specifikt krav eller en tvist.

Bogføringsmateriale skal opbevares i 5 år efter afslutningen af det regnskabsår som de pågældende personoplysninger relaterer sig til i overensstemmelse med bogføringsloven.

Følsomme personoplysninger slettes, når formålet, de blev indsamlet og behandlet til, ikke længere eksisterer.

Vi er dog berettigede til at behandle og opbevare dine personoplysninger i en længere periode end angivet ovenfor i anonymiseret form, hvilket betyder, at vi ikke længere kan henføre oplysningerne til dig.

Dine rettigheder

Med forbehold for visse lovbestemte undtagelser har du ret til at få adgang til de personoplysninger, vi behandler og opbevarer om dig. Desuden har du ret til at gøre indsigelse mod behandlingen og anmode om begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger. Derudover har du ret til at anmode om berigtigelse, herunder fuldstændiggørelse, jf. persondataforordningens artikel 16, eller inden for rammerne af reglerne i persondataforordningens artikel 17 at anmode om sletning af dine personoplysninger.

Under visse omstændigheder kan du også anmode om, at vi giver dig en kopi af dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og anmode om, at vi transmitterer de personoplysninger, du har givet os, til en anden dataansvarlig.

Dataansvarlig

Følgende juridiske enhed er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger:

Danske Erhvervsskoler og -Gymnasier
CVR-nr.: 34541566
Ny Vestergade 17, 2. sal
1471 København K
Danmark

Ønsker du at klage over vores behandling af dine personoplysninger, bedes du venligst kontakte os. Du kan også indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 33 19 32 00, e-mail: dt@datatilsynet.dk